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Die Redaktion

Weitere Aufgaben einer Austauschorganisation

Austauschorganisationen erfüllen neben der Auswahl und Betreuung jede Menge weiterer Aufgaben. Die in diesem Abschnitt aufgezählten organisatorischen und logistischen Aufgaben zählen zu den natürlichen Aufgaben einer jeden Austauschorganisation. Wie die Aufgaben erfüllt werden, ist jedoch recht unterschiedlich.

Platzierung

Jeder möchte eine Familie oder einen Schüler, der oder die möglichst gut zu einem passt. Das kann schwierig sein: Hat die Organisation Schüler und Gastfamilien ausgewählt, werden sie einander zugeordnet. Entweder geschieht das durch die (Partner-) Organisationen allein, oder die Gastfamilien werden daran beteiligt. Die Art der Platzierungsprozedur wird durch die jeweiligen Ziele und die Arbeitsweise der Organisation geprägt und es ist schwer zu sagen, welcher Weg und welche Kriterien eine gute Platzierung gewährleisten.

Oft schränken bereits Kreuzchen auf den Platzierungsunterlagen wie "Raucher/Nichtraucher", "Essgewohnheiten", "Allergien" oder "Einzelzimmer" die Möglichkeiten der Platzierung stark ein. Deshalb überleg dir gut, welche Kreuzchen dir wirklich wichtig sind; eine gute Gastfamilie könnte dir durch nur ein unüberlegtes Kreuzchen durch die Lappen gehen. Hilfreich sind für deine schnelle Platzierung auch sorgfältig ausgefüllte Bewerbungsunterlagen, nette und adrette Fotos (kein auffälliges Styling oder wilde Party-Fotos) und ein Brief an die Gastfamilie, der nicht zu hohe Ansprüche formuliert (lieber mehrere Interessen als nur ein ausgefallenes Hobby angeben, besser mehrere oder gar keine Wunschregionen benennen etc.).

Ein anderer Grund für Schwierigkeiten bei der Platzierung kann die fehlende Aufnahmebereitschaft im Gastland sein. In der Regel sind es zu wenige Gastfamilien, die sich selbständig bei den Programmanbietern melden. Daher müssen Austauschorganisationen Familien direkt ansprechen und werben. Dies erfordert sehr viel Zeit und Engagement. Zum Programmstart kommt es dennoch immer wieder vor, dass noch nicht genügend Gastfamilien gefunden sind und Platzierungen von Austauschschülern nicht erfolgen können. Dies ist nicht immer die Schuld der Organisation, sondern nicht selten sind es unvorhergesehene Ereignisse, die Familien noch in letzter Minute absagen lassen (z.B. Arbeitslosigkeit, Krankheit). Für dich als Austauschschüler ist das natürlich sehr unangenehm, wird aber zumindest im Einzelfall auch immer wieder vorkommen.

Weiterhin ist eine erreichbare und aufnahmebereite Schule wichtig. Schon allein die Ermangelung eines Schulplatzes verhindert manche, ansonsten geeignete, Platzierung in einer Gastfamilie.



Reiseplanung

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Kein Austauschjahr ohne eine lange Zug- oder Flugreise. Viele Austauschorganisationen übernehmen selbstverständlich die Reiseplanung, nehmen Buchungen vor (Flüge, Anschlussflüge, Bahnfahrten etc.) und organisieren die Betreuung, ggf. die Begleitung der Reise durch einen Mitarbeiter der Organisation. Austauschorganisationen betrachten sich aber - und das zurecht - nicht als Reiseveranstalter. Also solltest du in Sachen Buchungskomfort und bezüglich eigener Wünsche zum Reisetermin keine hohen Ansprüche stellen. Diese Dinge sind für den Erfolg eines Austauschjahres unerheblich und es gehört lediglich die grundsätzliche Reisekoordination zu den Aufgaben einer Austauschorganisation.

Aufpassen solltest du, ob die Kosten für das Flugticket bereits im Programmgrundpreis enthalten sind. Falls nicht, kann dies von Vorteil sein, sofern du bereits lange im voraus einen Flug buchen kannst und dein Reiseziel nicht zu exotisch und damit teuer ist. Bei einer wenig frequentierten Flugstrecke und einer späten Flugbuchung, kann der Ticketpreis aber schnell ansteigen und dein Austauschjahr erheblich teurer machen. Ist der Flugpreis bereits in dem Programmgrundpreis enthalten, trägt alleinig die Organisation das Preisrisiko und sorgt in ihrem Interesse für eine günstige Flugbuchung (z.B. Reservierung eines Tickets mit billigem Jugendtarif).



Vermittlung von Versicherungen
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Manchmal passiert doch etwas ...

Versicherungen sind immer dann wichtig, wenn etwas passiert. Deshalb solltest du schauen, ob dein persönlicher Schutz durch private Versicherungen oder das eventuell von deiner Austauschorganisation angebotene Versicherungspaket gewährleistet ist.
Einige Austauschorganisationen bieten Versicherungspakete an. Diese können, müssen aber nicht deine Grundabsicherung gewährleisten. Auf jeden Fall nötig sind Krankenversicherung, Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung; aber auch eine Reisegepäckversicherung kann Sinn machen. Setze dich am besten mit deinen Eltern zusammen und schau', ob die eventuell angebotene Grundsicherung deinen Ansprüchen genügt (Versicherungssummen beachten!) oder ob eine private Ergänzung nötig ist. Landesspezifische Schüleraustausch-Ratgeber können bei der Entscheidung eine Hilfe sein. Die Ratgeber widmen zumeist ein eigenes Kapitel der Frage nach Versicherungen und benennen Punkte, die mit Blick auf das Gastland zu beachten sind.



Seminare und Veranstaltungen

Das von dem Programmanbieter organisierte Veranstaltungsangebot ist ein wichtiges Kennzeichen für die Qualität des Austauschprogramms.
Ein gutes Austauschprogramm beinhaltet Veranstaltungen zur persönliche Vorbereitung der Teilnehmer, zur Betreuung im Gastland und zur Nachbereitung. Um die Veranstaltungen erfolgreich durchzuführen, ist jede Menge inhaltliche und organisatorische Arbeit erforderlich. Konzepte müssen erstellt, durchstöbert und überarbeitet werden, Erfahrungen festgehalten und weitergegeben, Unterkünfte reserviert und die An- und Abreise der Teilnehmer und Mitarbeiter koordiniert werden. Dafür werden qualifizierte Mitarbeiter benötigt. Die Austauschorganisationen arbeiten mit fest angestelltem Personal und/oder mit ehrenamtlichen Mitarbeitern, z.B. ehemaligen Austauschschülern, die sie auf speziellen Veranstaltungen für ihre Arbeit aus- und weiterbilden.

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Seminar für ehrenamtliche Mitarbeiter

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Kolumbianische Gastschüler beim Einführungsseminar in Deutschland
(Fotos: Partnership International e.V.)




Zusammenarbeit mit Partnerorganisationen

Wer macht die Arbeit im Gastland? Häufig arbeiten Austauschorganisationen mit Partnern im Gastland zusammen.
Die Partnerorganisation im Gastland ist für die Werbung und Auswahl der Gastfamilien, die konkrete Platzierung, die Betreuung der Austauschschüler und ihrer Gastfamilien während des Austauschjahres sowie das (hoffentlich nicht zu leistende) Notfallmanagement zuständig. Bei der Auswahl deiner Organisation solltest du herausfinden, mit welcher Partnerorganisation dein Favorit zusammenarbeitet und wer für was zuständig ist. Natürlich erhält die im Gastland tätige Austauschorganisation für ihre Arbeit vor und während deines Austauschjahres einen großen Teil deiner gezahlten Programmkosten ZwinkerIn unserer Datenbank von Schüleraustausch-Organisationen sind in den Beschreibungen die meisten dieser Punkte vermerkt. So geben die Anbieter an, wie umfangreich die Vorbereitungsseminare angesetzt, wie mit der Partnerorganisation zusammengearbeitet und welche Betreuung vor Ort gewährleistet wird.

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